Hinter jedem funktionsfähigen System, effizienten Prozess oder erfolgreichen Produktlaunch steckt ein strukturierter Ansatz, um zu verstehen, was das Unternehmen wirklich benötigt. Dieser strukturierte Ansatz wird als Business Analyse bezeichnet. Er hilft Teams, Ziele zu bewerten, erreichbare Erwartungen zu definieren und klare Maßnahmen festzulegen, bevor die Umsetzung beginnt.
Wird die Business Analyse übersprungen, basiert die Arbeit oft auf Vermutungen. Das Ergebnis können steigende Kosten, verschwendeter Aufwand, verzögerte Zeitpläne oder sogar Projekte sein, die nie den beabsichtigten Wert liefern.
Lassen Sie uns verstehen, was Business Analyse ist, den schrittweisen Prozess ihrer Durchführung, die in der Business Analyse verwendeten Techniken und Frameworks und wie KI den Business-Analyse-Prozess transformieren kann.
Was ist Business Analyse?
Business Analyse ist ein praktischer Ansatz, um zu verstehen, wie ein Unternehmen funktioniert, Geschäftsanforderungen zu identifizieren und Lösungen zur Problembehebung zu finden. Sie umfasst auch das Verständnis von Geschäftszielen und wie diese effektiv erreicht werden können.
Business Analysten, die Business Analyse durchführen, nutzen verschiedene Techniken, darunter Stakeholder-Reviews, Umfragen, Fragebögen usw., um fundierte Entscheidungen zu treffen. Ihr Hauptziel ist es sicherzustellen, dass Zeit, Geld und Aufwand in Dinge fließen, die wirklich wichtig sind und den Geschäftsinhabern einen echten Mehrwert bieten.
Diese Disziplin ist nicht nur auf IT- oder Software-Teams beschränkt. Sie ist gleichermaßen wertvoll in Branchen wie dem Gesundheitswesen, der Fertigung, dem Finanzwesen oder der Luft- und Raumfahrt, wo Entscheidungen direkte Auswirkungen auf Systeme, Prozesse oder Menschen haben.
Beispiel: Nehmen wir an, ein Logistikunternehmen kämpft mit Lieferverzögerungen. In diesem Fall analysiert ein Business Analyst Lieferrouten, Lagerabwicklung und Kundenfeedback. Anstatt zu raten, nutzt er Fakten, um Änderungen wie eine bessere Routenplanungssoftware oder aktualisierte Schichtpläne zu empfehlen.
Der Business-Analyse-Prozess (Schritt für Schritt)
Es gibt keinen standardisierten Prozess zur Durchführung der Business Analyse. Jeder Business Analyst verfolgt unterschiedliche Ansätze.
Die IIBA hat jedoch den Business Analysis Body of Knowledge (BABOK) Guide veröffentlicht, der die Best Practices für die Business Analyse bereitstellt. Er umfasst sechs Wissensgebiete, die jeweils sequenziell befolgt werden können.
Nachfolgend ein detaillierter Überblick:
1. Planung und Überwachung der Business Analyse
Dies ist die Vorbereitungsphase, in der der Ansatz für die Analyse festgelegt wird. Sie umfasst:
- Identifizierung der wichtigsten Stakeholder
- Auswahl der geeigneten Technik zur Informationsbeschaffung
- Festlegung von Zeitplänen, Lieferobjekten und Kommunikationsplänen
Ziel ist es sicherzustellen, dass jeder versteht, wie die Analyse durchgeführt wird.
2. Erhebung und Zusammenarbeit
- Interviews und Diskussionen mit Stakeholdern
- Workshops, Umfragen oder Beobachtungssitzungen
- Überprüfung bestehender Dokumentationen, Berichte oder Daten
Diese Art der aktiven Zusammenarbeit kann Geschäftsanalysten dabei helfen, das Übersehen kritischer Anforderungen zu vermeiden.
Weitere Informationen finden Sie im Leitfaden zu Anforderungserhebungstechniken.
3. Management des Anforderungslebenszyklus
Sobald Anforderungen erhoben wurden, ist es sehr wichtig, dass sie von Anfang bis Ende präzise und angemessen dokumentiert bleiben. Laut Statista scheitern 48 % der Projekte aufgrund schlecht dokumentierter Anforderungen. Dieser Schritt darf also nicht ignoriert werden!
Dieser Schritt stellt sicher:
- Anforderungen werden dokumentiert, aktualisiert und nachverfolgt
- Genehmigte Änderungen werden erfasst und kommuniziert
- Stakeholder bleiben im Verlauf des Projekts auf dem gleichen Stand
Dies ist ein kontinuierlicher Prozess.
4. Strategieanalyse
Vor der Implementierung der Lösung ist es notwendig, die Geschäftsziele und die damit verbundenen Probleme zu verstehen. Dieser Schritt umfasst:
- Verständnis des aktuellen Zustands des Geschäfts oder Prozesses
- Probleme und Chancen identifizieren
- Den gewünschten zukünftigen Zustand und potenzielle Risiken definieren
In diesem Kontext kann eine solide Lösung entwickelt werden, um die Geschäftsziele zu erreichen.
5. Anforderungsanalyse und Design-Definition
Der nächste Schritt ist die Analyse der Anforderungen, und er umfasst:
- Aufschlüsselung vager Anforderungen in gut strukturierte Anforderungen.
- Priorisierung von Anforderungen
- Erkundung möglicher Lösungen
6. Lösungsbewertung
Nach der Implementierung oder während Pilotläufen wird die Lösung anhand der Ziele überprüft. Dies umfasst:
- Bewertung von Leistungsmetriken
- Identifizierung von Lücken oder erforderlichen Verbesserungen in wichtigen Geschäftsbereichen
- Empfehlung von Anpassungen oder Erweiterungen
Obwohl diese Schritte gemäß dem BABOK Guide beschrieben sind, haben Business Analysten die Freiheit, ihren eigenen Ansatz zu wählen. Manchmal müssen sie möglicherweise mehrere Schritte gleichzeitig durchführen.
Lesen Sie auch: 5 KI-Tools für Business Analysten für besseres Anforderungsmanagement
Business-Analyse-Frameworks und -Techniken, die jeder Analyst kennen sollte
Gängige Frameworks für die Business-Analyse
Business-Analyse-Frameworks strukturieren den Analyseprozess und die Entscheidungsfindung. Hier haben wir einige gängige Frameworks behandelt:
- SWOT: Es analysiert die Anforderungen hinsichtlich Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken.
- PESTLE: Es wird verwendet, um Anforderungen anhand verschiedener externer Faktoren zu analysieren, darunter politische, wirtschaftliche, soziale, technologische, rechtliche und ökologische Faktoren.
- MoSCoW: Mithilfe dieses Frameworks können Anforderungen in „Muss-Anforderungen“, „Soll-Anforderungen“, „Kann-Anforderungen“ und „Wird-nicht-haben-Anforderungen“ gruppiert werden.
- 6C-Methode: Sie hilft Business Analysten, die Klarheit, Prägnanz, Vollständigkeit, Korrektheit, Konsistenz und Konkretheit von Anforderungen zu überprüfen.
- PABLO: Priorisiert Funktionen nach Leistung, Agilität, Geschäftswert, geringem Risiko und Gesamtauswirkung.
- INVEST: Es stellt sicher, dass User Stories unabhängig, verhandelbar, wertvoll, schätzbar, klein und testbar sind.
Häufig verwendete Techniken
Im Folgenden sind die gängigen Techniken aufgeführt, die Business Analysten zur Anforderungserhebung verwenden.
- Stakeholder-Interviews: Kommunikation mit Stakeholdern zur Informationsbeschaffung.
- Brainstorming & Workshops: Brainstorming-Sitzungen und Workshops fördern die Zusammenarbeit mit Teammitgliedern für eine effiziente Anforderungsermittlung.
- Prozessmodellierung & User Stories: Bildet Workflows ab und definiert Benutzerbedürfnisse.
- Dokumentenanalyse: Sammeln von Details aus verschiedenen Dokumenten, einschließlich Benutzerhandbüchern, SOPs, Compliance-Dokumenten usw.
Business Analysis vs. Business Analytics: Die wichtigsten Unterschiede erklärt
| Unterscheidungsmerkmal | Business-Analyse | Business Analytics |
|---|---|---|
| Hauptziel | Analysiert die Geschäftsanforderungen und definiert die passende Lösung. | Untersucht Daten, um Trends zu erkennen, die Leistung zu messen und Entscheidungen zu leiten. |
| Arbeitsweise | Arbeitet mit Prozessen, Anforderungen und Feedback von Stakeholdern. | Arbeitet mit Zahlen, Berichten und statistischen Modellen. |
| Ergebnis | Aktionspläne, klare Anforderungen und verbesserte Prozesse. | Dashboards, Berichte und datengestützte Prognosen. |
| Genutzte Fähigkeiten | Kommunikation, Prozessverständnis und Anforderungsdokumentation. | Datenanalyse, Visualisierung und statistische Techniken. |
| Typische Tools | Jira, Confluence, Lucidchart, Azure DevOps. | Excel, Power BI, Tableau, SQL, Python. |
| Beispiel | Skizzierung der Schritte für ein neues Schadenmanagementsystem in einem Versicherungsunternehmen. | Nutzung vergangener Schadensdaten zur Vorhersage von Hochrisikokategorien. |
Wie Copilot4DevOps die Arbeit von Business Analysts transformiert?
Business Analysts verbringen einen Großteil ihrer Zeit mit dem Sammeln und Analysieren von Anforderungen, der Erstellung von Dokumenten für funktionale/nicht-funktionale Anforderungen und der Ausführung ähnlicher repetitiver Aufgaben. Dies verlangsamt die Bereitstellung, aber was wäre, wenn diese Aufgaben mithilfe von KI automatisiert werden könnten?
Copilot4DevOps, ein KI-Tool für Business Analysts, das direkt in Azure DevOps integriert ist, automatisiert diese Routinearbeiten. Es unterstützt Analysten dabei, mithilfe von KI strukturierte Anforderungen aus Dokumenten, Besprechungsnotizen, Support-Tickets usw. zu extrahieren. Der Hauptvorteil besteht darin, dass es verschiedene Arten von Arbeitselementen wie Epics, Features, User Stories, Testfälle usw. generieren und direkt in das Azure Backlog einbetten kann.
Darüber hinaus können Business Analysts mit Copilot4DevOps jede Anforderung schnell anhand gängiger Frameworks wie SWOT, INVEST, PABLO, MoSCoW usw. analysieren.
Die Funktion des SOP-/Dokumentengenerators kann verschiedene Arten von Dokumenten direkt aus einem Azure Work Item erstellen. So müssen Business Analysts kein Dokument von Grund auf neu verfassen.
Ähnlich analysiert die Funktion Auswirkungsanalyse mithilfe einer KI die Auswirkungen einer bestimmten Änderung auf verschiedene Work Items.
Durch die Reduzierung repetitiver Aufgaben ermöglicht Copilot4DevOps Business Analysts, mehr Zeit für Analysen, Stakeholder-Diskussionen und die Verbesserung der Lösungsqualität aufzuwenden.
Häufig gestellte Fragen
1. Können Sie erklären, wie KI Business Analysts beim Anforderungsmanagement unterstützt?
2. Welchen Karriereweg gibt es für einen Business Analyst?
3. Sind analytische Fähigkeiten für Business Analysts wichtig?
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